ERP環(huán)境下的企業(yè)內部控制
摘要：ERP不僅是經(jīng)營管理的一套軟件，更多的是管理思想和理念的結晶和體現(xiàn)，同時，內部控制作為一種先進的組織管理制度在現(xiàn)代企業(yè)管理中有著重要的作用。ERP的引入，可以提高內部控制的效率，但也會帶來諸如內部控制環(huán)境、重點的變化，就ERP環(huán)境如何完善內部控制進行了闡述。
關鍵詞：ERP；內部控制；企業(yè)
一、ERP簡介
ERP是一個對企業(yè)資源進行有效共享與利用的系統(tǒng)。ERP通過信息系統(tǒng)對信息進行充分整理、有效傳遞，使企業(yè)的資源在購、存、產、銷、人、財、物等各個方面能夠得到合理地配置與利用，從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效率的提高。從本質上講，ERP是一套信息系統(tǒng)，是一種工具。ERP在系統(tǒng)設計中可集成某些管理思想與內容，可幫助企業(yè)提升管理水平。ERP作為企業(yè)信息化建設的核心組成部分，它的優(yōu)勢不僅僅在于幫助企業(yè)建立一套信息化管理系統(tǒng)，更重要的是它是體現(xiàn)現(xiàn)代管理思想和方法的一種先進工具。
二、內部控制與ERP管理系統(tǒng)的關系
內部控制作為一種先進的組織管理制度在現(xiàn)代企業(yè)管理中有著重要的作用。ERP的引入，可以提高內部控制的效率，但也會帶來諸如內部控制環(huán)境、重點的變化以及很多具有IT技術特點的新問題。在ERP系統(tǒng)開發(fā)與實施過程中，應當將完善的內部控制體系有步驟地融入ERP環(huán)境當中，將新風險納入內部控制之中。因而，在ERP環(huán)境下建設、完善內部控制系統(tǒng)是ERP項目實施中不可缺少的一部分。
1.ERP是內部控制的工具和手段之一。內部控制內控的目標基本涵蓋了企業(yè)經(jīng)營活動的全部內容，而ERP作為信息系統(tǒng)，是為企業(yè)經(jīng)營目標服務的。ERP實施前要求有關組織重新設計和改進其業(yè)務流程，進行業(yè)務流程再造，再造后的流程成為組織必須遵循的共同標準。流程再造的設計過程中，設計人員集成某些管理思想，體現(xiàn)有效控制和高效配置企業(yè)資源的信息化優(yōu)勢。所以在ERP的流程再造的設計過程中，可以把相關的部分內部控制要求加以考慮，以致這些要求最終成為組織內部所共同遵守的標準。
2.ERP本身是內部控制的客體。ERP是由主觀意識的人設計和進行具體操作的，其最前端輸入的數(shù)據(jù)決定其產出產品的質量。若輸入錯誤的數(shù)據(jù)，其影響也一樣會遍及企業(yè)整個范圍和相關角落，最終可能導致嚴重的管理決策錯誤，而該數(shù)據(jù)源則由人為控制著，具有一定的主觀性；另外，ERP同其他信息系統(tǒng)一樣也面臨著諸如財產價值、法律責任、資產安全等風險，也需要對其進行有效的控制。
3.ERP是信息與溝通的組成部分。在COSO的內部控制框架中，信息與溝通是貫穿整個內部控制系統(tǒng)的要素。ERP作為信息集成系統(tǒng)，可以承擔量化信息的篩選、集輸、溝通。在ERP系統(tǒng)的設計、開發(fā)、實施、運行、維護及管理中，可以把內部控制體系中對信息的總體控制和應用控制要求加以體現(xiàn)在企業(yè)內部，只要是ERP上的合法用戶，就可以隨時享受共享的信息，從而幫助管理者及時識別、捕捉確切的與企業(yè)經(jīng)營活動相關信息，抓住判斷時機，實現(xiàn)信息溝通的目的。
4.ERP具有一定的局限性。ERP作為信息技術，它是企業(yè)管理工具和手段的一種，它不能代替所有的管理工具和技術；ERP業(yè)務復雜，運作和維護成本高，規(guī)模較小的企業(yè)不適合采用該技術；ERP各模塊是根據(jù)業(yè)務實際設置的，沒有標準化的模型，所以對于不同類型的企業(yè)，ERP的內容也不盡相同，這對于經(jīng)營范圍廣的大型企業(yè)集團來講就很難設置統(tǒng)一量化的考核評價標準等等。
從上面的分析可以看出，ERP就是一種管理和控制的工具和手段，它的優(yōu)勢在于最大化的信息集成，并把特定的管理要求固化，但是它本身并不創(chuàng)造控制體系；對內部控制體系而言，它是自控控制和信息與溝通的一個重要組成部分；對企業(yè)所面臨的風險而言，企業(yè)仍需要通過建立內部控制體系，提高風險管理水平，規(guī)避和弱化企業(yè)經(jīng)營管理過程中遇到的各類風險。
三、如何在ERP環(huán)境下完善內部控制
1.制度控制。制度控制一般是以管理制度的形式實施的，即由主管部門制定一系列的規(guī)章制度，監(jiān)督會計部門實行，以保證會計軟件的正常、安全運行，免遭外界干擾破壞。主要包括：組織和人事管理制度、操作管理制度、文檔管理制度、機房管理制度、系統(tǒng)開發(fā)和維護制度等。
2.程序控制。程序控制是指依靠計算機程序（軟件）對會計核算進行內部控制，以實現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護。這種自我保護的內部控制往往比通過各種管理制度實現(xiàn)的控制更為有效，主要包括：身份和權限控制：對用戶、設備、文件分別授予不同級別的特權，以防止未經(jīng)授權的人員有意進入系統(tǒng)或無意誤入系統(tǒng)，不允許合法用戶使用權限之外的設備、文件或程序，不允許進行各種越權操作。另外，對ERP軟件更換、修改、升級時，要有一定的審批手續(xù)，并由有關人員進行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全。同時要定期對計算機程序及軟件進行維護，建立防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。
3.建立健全的ERP崗位設置。建立ERP崗位責任制，就是要明確每個工作的職責范圍，便于企業(yè)更便捷地進行內部控制。ERP崗位設置可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能崗位可以設置為銷售、生產、庫存、采購、財務、出納、審核、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設置崗位，各崗位應保持相對獨立，但又相互聯(lián)系，相互制約。
4.操作控制。通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內容和權限。一般包括輸入和輸出兩部分控制，首先輸入控制要保證輸入到計算機中的會計數(shù)據(jù)都經(jīng)過了嚴格的審核，并且所有的會計信息都是正確的，例如在ERP運行中，預防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)以及對錯誤的原始憑證拒絕輸入、及時更正和再輸入；凡上機操作人員必須經(jīng)過授權；禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計算機，熟悉計算機的無關人員不允許任意進入機房；在輸出控制方面最重要的目標是保證各種輸出結果的正確性、真實性、完整性，保證輸出的接觸人員僅限于經(jīng)過授權的人員。建立輸出記錄；建立輸出文件及報告的簽章制度；建立輸出授權制度；嚴格減少資產的文件輸出，如開支票、發(fā)票、提貨單要經(jīng)過有關人員授權，并經(jīng)過有關人員審核簽章。此外，運用數(shù)據(jù)文件的保護和數(shù)據(jù)加密存儲也可以保護數(shù)據(jù)的安全；對重要的ERP檔案進行雙備份，應存放在不同的地點，并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作。
5.充分發(fā)揮審計職能。由于審計是以內部控制系統(tǒng)為基礎的，外部審計人員為了對被審計單位會計資料的公正性發(fā)表意見，必須首先研究和評價內部控制。內部審計人員亦如此，他們從評價各部門的內部控制制度入手，在生產、采購、銷售、財務會計、人力資源管理等各個領域查找管理漏洞，識別并防范風險，查錯糾弊，對既成損失提出應對策略等，而且有時內部審計還直接以完善內部控制為目的。因此被審計單位應認真聽取審計人員的寶貴意見，不斷完善內部控制系統(tǒng)。
6.提高人員素質。一方面ERP帶來內控工作的革新，內部控制工作由傳統(tǒng)的以人為主轉變?yōu)橐杂嬎銠C軟件為主。相對于傳統(tǒng)控制業(yè)務量大、效率低、出錯率高、重復勞動等嚴重缺陷而言，ERP是對傳統(tǒng)內控人員的極大解放。另一方面ERP又對企業(yè)員工提出了新的要求，特別是分析并提出管理需求的能力，企業(yè)需要的是跨計算機專業(yè)、財會專業(yè)、管理專業(yè)及企業(yè)相關專業(yè)的復合型人才，這也為員工的個人發(fā)展提供了更大的活動舞臺。
新經(jīng)濟條件下，企業(yè)內部控制將發(fā)生明顯變化，因此內部控制應當結合企業(yè)實際不斷進行創(chuàng)新。企業(yè)特別是大企業(yè)內部控制應當關注并實施企業(yè)資源計劃（ERP），在實施ERP時，應充分考慮到其帶來的各種風險，把控制的水平提高起來積極應對，使ERP的效用發(fā)揮到最大，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。
（時間：2011年7月24日；文章來源：中華會計網(wǎng)校）
