中小飼料企業(yè)信息化建設(shè)初探
近些年來隨著我國飼料工業(yè)的逐漸發(fā)展，競爭日益激烈。在這種情況下，除了積累技術(shù)、資金和人才以外，如何在企業(yè)內(nèi)部的運行和管理方面提高競爭力，保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢，是飼料企業(yè)的管理者一直在思考的課題。
企業(yè)信息化從手段上通過數(shù)據(jù)的傳遞和共享，及時為企業(yè)決策層提供準確而有效的數(shù)據(jù)信息；從根本上實現(xiàn)企業(yè)的管理創(chuàng)新、體制創(chuàng)新和服務創(chuàng)新，是加強企業(yè)核心競爭力的重要手段，因此在企業(yè)的建設(shè)中越來越得到重視。但是信息化建設(shè)在飼料行業(yè)尤其是在中小企業(yè)中的應用還并不廣泛，一方面可能是因為飼料企業(yè)目前的發(fā)展階段所限，同時也因為企業(yè)的信息化是一個系統(tǒng)工程，涉及到方方面面，所以即使開始了信息化建設(shè)，也并不系統(tǒng)。筆者現(xiàn)就自己的經(jīng)驗和體會，與同行共同探討信息化建設(shè)在中小飼料企業(yè)中的應用。
1 信息化簡介
信息化建設(shè)的核心是實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)的方式是通過挖掘先進的管理理念，應用網(wǎng)絡技術(shù)保證信息高效規(guī)范的流動，及時地為企業(yè)的“三層決策”（戰(zhàn)術(shù)層、戰(zhàn)略層、決策層）提供準確而有效的數(shù)據(jù)信息，以便做出迅速的反應，贏得客戶和市場，是加強企業(yè)核心競爭力的重要手段。
除了能使信息高效流動外，信息化建設(shè)還可以改善現(xiàn)有業(yè)務流程，整合資源，是管理創(chuàng)新的有效手段。通過業(yè)務流程的改善和優(yōu)化，提高生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率，從而降低生產(chǎn)成本，提高企業(yè)的綜合競爭力。
2 信息化建設(shè)的內(nèi)容
信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件是需要建立良好的工作平臺，例如利用內(nèi)部局域網(wǎng)的網(wǎng)絡平臺實施ERP、OA項目，或者利用外部公眾網(wǎng)絡建設(shè)自己的網(wǎng)站和發(fā)展電子商務。所以良好的網(wǎng)絡平臺是實現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。
在企業(yè)的信息化建設(shè)中，我們將信息分為兩種，一種是外向性信息，這種信息知道的人越多越好，例如公司網(wǎng)站等宣傳方面的內(nèi)容。第二種信息是內(nèi)向性信息，這種信息知道的人越少越好，例如公司的財務信息、業(yè)務信息等方面的內(nèi)容。不同的企業(yè)對信息化的要求不一樣，因此我們應該根據(jù)實際需要來確定信息平臺的建設(shè)和信息系統(tǒng)的內(nèi)容。
2.1 信息化基礎(chǔ)平臺建設(shè)
2.1.1 計算機平臺的建設(shè)
計算機是目前大多數(shù)飼料廠必備的工具，不管是行政部發(fā)布通告、配方師設(shè)計配方，或者財務提交報表，基本上都離不開計算機。計算機作為信息化建設(shè)中最基本的單元，應該保持良好的工作狀態(tài)。但是由于使用者的電腦水平參差不齊，電腦中病毒、中木馬，或者運行異常的情況時有發(fā)生，有時甚至耽誤了正常的工作。
同時，由于網(wǎng)絡資訊的豐富，部分自控能力較差的員工很容易在網(wǎng)絡中或者電腦游戲中流連忘返，不僅降低了工作效率，而且也給企業(yè)信息帶來了安全隱患。
因此企業(yè)應該著力激發(fā)員工的學習熱情，使其能更好的使用電腦這個工具，同時制定嚴格的電腦和網(wǎng)絡管理措施，限制員工的電腦和網(wǎng)絡使用行為，提高工作效率，保證信息安全。
2.1.2 網(wǎng)絡平臺的建設(shè)
信息化建設(shè)的核心就是實現(xiàn)信息共享，目前的網(wǎng)絡技術(shù)已經(jīng)能夠很方便的傳遞信息，安全、運行良好的網(wǎng)絡平臺是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。
多數(shù)規(guī)模較小的飼料企業(yè)的生產(chǎn)辦公都在工廠內(nèi)部，業(yè)務人員則是分布式的長期在外開展工作。對于一些規(guī)模較大的集團式飼料企業(yè)而言，可能有一個單獨的辦公總部，下屬的生產(chǎn)工廠分布在全國各地，業(yè)務人員長期在外工作。目前多數(shù)飼料廠辦公網(wǎng)絡的建設(shè)一般都是從電信、網(wǎng)通等網(wǎng)絡服務商處牽一根寬帶，通過交換機分給辦公區(qū)域的電腦，然后辦公區(qū)域內(nèi)的電腦通過加入同一工作組的方式來實現(xiàn)共享。在這種情況下，整個辦公網(wǎng)絡在安全性方面存在較大隱患，數(shù)據(jù)在傳輸過程中容易受到監(jiān)聽，對企業(yè)的信息安全造成威脅。另一方面，在外工作人員也無法接入公司內(nèi)部網(wǎng)絡，無法使用公司內(nèi)部的工作平臺，對工作造成不便。如果使用專線來解決遠程接入公司內(nèi)部網(wǎng)絡的問題，則費用投入較大，對于絕大多數(shù)飼料企業(yè)來說成本過高。
目前我們可以通過VPN（虛擬專用網(wǎng)絡）技術(shù)來解決這些問題。VPN是指通過綜合利用加密技術(shù)和訪問控制技術(shù)，在公共網(wǎng)絡中建立起安全的“專用”網(wǎng)絡，保證數(shù)據(jù)在“加密管道”中安全傳輸，適用于需要異地機構(gòu)和人員與總部互連的企業(yè)。在建立了VPN網(wǎng)絡以后，企業(yè)異地辦事處的局域網(wǎng)、出差人員在任何地方都可以與總部安全互聯(lián)，就象普通的由多個子網(wǎng)組成的局域網(wǎng)一樣。這樣做的好處是信息傳遞更安全，異地辦公更方便。例如現(xiàn)在很多有異地分支機構(gòu)（子公司、店鋪）的公司，在每日的庫存盤點和賬目匯報時，都是在VPN網(wǎng)絡平臺上使用相應的業(yè)務軟件來完成上報工作的。
一般中端的VPN網(wǎng)關(guān)設(shè)備都自帶有防火墻，基本上可以滿足中小企業(yè)的安全需要。如果對信息安全有更高要求，則可以另外采購防火墻設(shè)備來提高信息安全的防護等級。
2.2 企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)
在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，對于外向性信息，主要通過網(wǎng)站的形式來進行宣傳和發(fā)布。在筆者接觸到的飼料企業(yè)中，至少有一半的企業(yè)還沒有企業(yè)網(wǎng)站。在另外一部分已經(jīng)建有網(wǎng)站的企業(yè)中，大部分的企業(yè)網(wǎng)站長期無人管理更新，發(fā)揮的作用較為有限。總結(jié)起來有以下幾點原因。
2.2.1 對網(wǎng)站的重視程度不夠或者缺少相應的人才。很多飼料企業(yè)的老總都是實干家，很多還沒有意識到公司網(wǎng)站對其企業(yè)形象宣傳的重要性，或者對網(wǎng)站的理解存在偏差，認為花錢建了一個網(wǎng)站就可以了，對網(wǎng)站的管理和維護并不重視，或者由于企業(yè)人力有限，而網(wǎng)絡公司的維護費用又比較昂貴，放棄了對網(wǎng)站的維護。殊不知多數(shù)訪問者都是通過網(wǎng)站內(nèi)容來判斷公司的實力，一個長期沒有人維護更新的網(wǎng)站就如一個長期無人看管、荒蕪的店面，對公司形象反而會起到負面的作用。
2.2.2 對網(wǎng)站的功能定位模糊。網(wǎng)站承載的功能主要是宣傳企業(yè)形象，擴大企業(yè)的知名度。宣傳的對象理論上應該是飼料廠的客戶，也就是經(jīng)銷商和養(yǎng)殖戶。鑒于目前的現(xiàn)狀，會使用電腦，能上網(wǎng)的經(jīng)銷商和能上網(wǎng)的養(yǎng)殖戶還很少。飼料企業(yè)網(wǎng)站的主要瀏覽對象實際上是同行和供應商。這也正是飼料企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)的目的：①擴大企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的知名度。一個精美的企業(yè)網(wǎng)站可以大大提高企業(yè)形象，同樣一個粗制濫造的網(wǎng)站也會對企業(yè)形象產(chǎn)生負面影響。②讓供應商能夠?qū)ふ业侥愕钠髽I(yè)。很多原料供應商會通過電子商務的形式來尋找客戶，而網(wǎng)站就是其尋找客戶的主要手段之一。③讓求職者能夠了解你的企業(yè)。目前隨著求職者素質(zhì)的提高，越來越多的求職者會使用網(wǎng)絡來尋找就業(yè)信息，來了解意向單位的業(yè)務和發(fā)展。因此這三方面才是企業(yè)網(wǎng)站的目的所在。筆者也看到過具有電子商務功能的飼料企業(yè)網(wǎng)站，在網(wǎng)站上開通了“在線訂單”的功能。除了多花錢以外，這種電子商務的功能實際上并不能為企業(yè)帶來任何效益，因為基本上是沒有經(jīng)銷商或者養(yǎng)殖戶會通過網(wǎng)絡“在線訂單”來訂貨的。
2.3 ERP建設(shè)
ERP（企業(yè)資源管理計劃）是在先進的企業(yè)管理思想的基礎(chǔ)上，應用信息技術(shù)實現(xiàn)對整個企業(yè)資源的一體化管理，可以跨地區(qū)、跨部門整合財務、管理、采購、生產(chǎn)、倉儲、銷售的實時信息，以達到效率化經(jīng)營的目標，應該是飼料企業(yè)通過信息化建設(shè)重建和規(guī)范業(yè)務流程中最迫切需要上馬的項目。
在未上ERP以前，飼料廠的原料采購、生產(chǎn)、倉儲和銷售信息都需要各部門人工溝通，效率和準確性難免會受到影響。在實施ERP以后，各部門都可以實時在ERP系統(tǒng)中查看生產(chǎn)庫存和訂單，制定采購和生產(chǎn)計劃，各部門的信息流動更順暢，更準確。而且基于公司的VPN網(wǎng)絡平臺，即使出差在外，管理人員也可以隨時通過互聯(lián)網(wǎng)接入到公司的ERP系統(tǒng)，隨時了解采購、生產(chǎn)、庫存和財務狀況，各部門負責人也可以隨時執(zhí)行生產(chǎn)、采購計劃。
但是在實際應用中，能夠真正成功地全面實施ERP 管理系統(tǒng)的企業(yè)并不是很多。其原因在于我國多數(shù)飼料企業(yè)對ERP缺乏深入的理解，部分飼料廠管理人員簡單的把其看作一個軟件，而沒有意識到ERP對企業(yè)生產(chǎn)流程再造和管理意識所帶來的巨大提升，使項目的應用效果大打折扣。另外ERP項目的投入回報的評估也影響了管理者對ERP的采購。
飼料企業(yè)是屬于制造型企業(yè)，所以在ERP軟件的選擇上應選擇制造型ERP，而不要盲目選擇財務型ERP。另外在軟件架構(gòu)上ERP有B/S和C/S兩種架構(gòu)，B/S結(jié)構(gòu)的主要特點是分布性強，但數(shù)據(jù)安全性問題、數(shù)據(jù)傳輸速度慢、軟件的個性化特點明顯降低。C/S結(jié)構(gòu)的主要特點是交互性強、具有安全的存取模式、網(wǎng)絡通信量低、響應速度快、利于處理大量數(shù)據(jù)，但是變更不夠靈活，維護和管理的難度較大。
飼料生產(chǎn)企業(yè)應用ERP系統(tǒng)一般只有采購、生產(chǎn)、倉管、財務、銷售內(nèi)勤和管理層應用，基本上都是在公司的局域網(wǎng)內(nèi)部使用。即使ERP用戶出差在外，通過寬帶也可以很容易接入公司內(nèi)部的ERP系統(tǒng)，同時由于現(xiàn)在寬帶速度越來越快，因此在實際應用時也不會存在速度問題。綜合ERP系統(tǒng)B/S和C/S結(jié)構(gòu)的優(yōu)缺點和飼料生產(chǎn)企業(yè)實際應用的特點，筆者認為飼料生產(chǎn)企業(yè)應該選擇制造型、基于C/S架構(gòu)的ERP軟件。
2.4 CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)
隨著飼料企業(yè)產(chǎn)能過剩和產(chǎn)品同質(zhì)化問題越來越嚴重，企業(yè)開始逐漸轉(zhuǎn)向關(guān)注客戶需求，希望以此提高客戶滿意度和保有率，實現(xiàn)客戶價值持續(xù)貢獻，從而全面提升企業(yè)盈利能力。而客戶關(guān)系管理系統(tǒng)正是企業(yè)收集整理客戶信息的有力工具。一個成功的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)可以使企業(yè)在內(nèi)部做到客戶信息共享；通過對客戶的變化進行記錄和分析，從而對市場和銷售進行整體規(guī)劃和評估。
對于絕大多數(shù)飼料企業(yè)而言，客戶關(guān)系都掌握在銷售人員手中，飼料的銷售很多是依靠業(yè)務員與經(jīng)銷商、養(yǎng)殖戶的關(guān)系營銷。這種建立在關(guān)系上的銷量對企業(yè)來說其實是不穩(wěn)固的，因為業(yè)務員能夠帶走客戶，甚至對公司提出不合理的要求。另外這種只考核業(yè)務員銷量的管理體系也是粗放的，容易讓業(yè)務員只盯著銷量，而忽視了自身技術(shù)和服務能力的提高，不利于其自身的職業(yè)發(fā)展。因此如何讓公司業(yè)務團隊及時全面掌握客戶的信息和變化，來制定有針對性的營銷和維護工作；如何規(guī)范業(yè)務人員的工作流程和工作行為，盡可能減少業(yè)務員人為主觀對銷售的影響，發(fā)揮公司業(yè)務體制的力量，是飼料企業(yè)管理者在今后的發(fā)展中必須要面對的問題。少數(shù)飼料企業(yè)要求業(yè)務員定期在網(wǎng)上通過論壇或者郵件匯報工作，這其實也是CRM系統(tǒng)的雛形，但是上馬一個正式的CRM系統(tǒng)，對于體系化的梳理工作流程和規(guī)范工作內(nèi)容，讓業(yè)務團隊更準確的分享和把握客戶需求，無疑是有非常大的促進作用的。
CRM系統(tǒng)主要是管理層、財務、銷售內(nèi)勤和業(yè)務員使用，使用范圍比較廣泛，因此一般都是B/S架構(gòu)，將軟件和數(shù)據(jù)庫安裝在服務器上，只要電腦能上網(wǎng)就可以使用接入到CRM系統(tǒng)。
2.5 內(nèi)部員工溝通系統(tǒng)
隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，員工不斷的增多，尤其飼料廠多數(shù)業(yè)務員長期出差在外，或者分公司同事長期無法回總部開會，員工之間的交往面也會逐漸減少。針對這種情況，有必要通過網(wǎng)絡平臺建立內(nèi)部的員工溝通系統(tǒng)，來促進員工之間的交流，提高企業(yè)凝聚力。最省錢省力的做法就是建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)站，或者內(nèi)部論壇，鼓勵員工上網(wǎng)進行溝通交流。在筆者接觸到的飼料企業(yè)中，珠海市一家飼料企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡溝通系統(tǒng)就做得比較到位，總經(jīng)理身先士卒，帶頭在網(wǎng)站中發(fā)表心得體會，帶動員工也積極關(guān)注網(wǎng)絡建設(shè)。不管這家公司的員工在哪里出差，只要能上網(wǎng)，就可以看到公司目前的發(fā)展，看到同事的留言和文章，無形中讓網(wǎng)絡縮短了時空距離，對保持員工溝通順暢和提高企業(yè)凝聚力起到了積極的作用。
3 信息化建設(shè)需要注意的問題
3.1 把握信息化建設(shè)的本質(zhì)
3.1.1 信息平臺的作用需要使用者發(fā)揮出來
信息化建設(shè)絕非簡單的購買電腦和軟件，電腦和軟件只是一個工具，提供的只是企業(yè)信息化的平臺，相當于信息流動的高速公路，其中信息易集中、轉(zhuǎn)換和高速傳輸是它的無以倫比的長處，但是真正能發(fā)揮信息化平臺作用的，其實還是使用信息化平臺的人。因此在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，要避免陷入“唯工具論”，必須充分重視決策者和使用者對系統(tǒng)應用效果的重要性。
3.1.2 信息化的本質(zhì)是對管理思想和管理體制的變革
信息化建設(shè)不僅僅只是一個管理的工具，更是對管理思想和管理體制的變革，將人為的主觀力量通過信息化轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)體制的力量，通過更準確的把握內(nèi)部和客戶的變化與需求，謀求企業(yè)更大的發(fā)展。而其中的計算機和網(wǎng)絡技術(shù)僅僅是企業(yè)信息化的實現(xiàn)手段，而不是建設(shè)的目的。
3.2 根據(jù)企業(yè)實際情況發(fā)展信息化
企業(yè)信息化是一項相當艱巨復雜的系統(tǒng)工程，中小飼料企業(yè)在資金、技術(shù)、人才等方面與大型企業(yè)相比差距較大，遇到的問題和困難會更大一些。同時信息化建設(shè)也是企業(yè)的一項投資行為，需要對其投入產(chǎn)出進行經(jīng)濟效益分析和評估。競爭的壓力、信息技術(shù)的飛速發(fā)展，與客戶的供需鏈和價值鏈的關(guān)系、快速響應市場變化和客戶個性化需求的需要等，構(gòu)成信息化的拉力和動力。而企業(yè)的體制、管理、觀念、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、人員IT素質(zhì)、資金預算等方面缺乏準備或準備不充分，都會成為信息化的阻力。因此應根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展情況，從企業(yè)最迫切需要解決的問題入手，逐步開展信息化，切不可因為信息化的諸多優(yōu)點，寄希望于一次到位的完成信息化部署。
3.3 信息化的推進
3.3.1 信息化推進的根本動力在于能夠滿足需求
在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，多數(shù)具體的使用人員是被動接受的，承擔的僅僅是應用者和評價者的角色，主動參與少，并且通常對新事物不抱歡迎態(tài)度，致使信息化實施過程阻力重重。因此我們應該讓企業(yè)中既懂業(yè)務、又懂信息化的員工全程參與項目的實施，讓業(yè)務部門和關(guān)鍵用戶唱主角，讓其親身感受到信息化建設(shè)對其工作帶來的便利和好處，以需求來帶動項目的整體實施。
3.3.2 在信息化推進上起到重要作用的是領(lǐng)導力和執(zhí)行力
對傳統(tǒng)經(jīng)營管理體制和業(yè)務流程進行科學、大膽地變革和創(chuàng)新，是企業(yè)信息化取得成功的前提和體制保證。簡單的說，企業(yè)信息化不單純是技術(shù)問題，信息化的實現(xiàn)過程根本上是組織重組、流程再造的管理過程，如果沒有企業(yè)領(lǐng)導的堅定信心和強有力的行政決策，是難以實質(zhì)性推動的。
3.4 加強企業(yè)員工培訓
3.4.1 統(tǒng)一思想，轉(zhuǎn)變觀念，增強員工參與信息化建設(shè)的積極性
在信息化項目啟動前，借助第三方咨詢機構(gòu)，對企業(yè)上至總經(jīng)理，下至普通員工，就企業(yè)信息化的意義、必要性、新的理念和管理模式、基本知識、技能等進行全員培訓。這不僅有助于盡快形成全員對信息化建設(shè)總體思路、步驟等的共識，明確自己所應擔當?shù)慕巧桶l(fā)揮的作用，增強員工的積極性、參與度和創(chuàng)造性，提高信息化項目的成功率；更重要的是有助于培養(yǎng)和提高企業(yè)管理層對信息技術(shù)，軟件和解決方案提供商的認識和判斷力，以便正確的選擇適用的解決方案，防止決策失誤。
3.4.2 提高員工素質(zhì)，使其更有效的發(fā)揮信息平臺的作用
企業(yè)信息化要做出成效，重要前提是要擁有高素質(zhì)且具有自我組織學習能力、勇于創(chuàng)新的員工隊伍，也就是要求員工的人員結(jié)構(gòu)和質(zhì)量要得到根本性改善。對于信息技術(shù)人員，除對其進行專業(yè)培訓外，還要使其掌握先進實用的企業(yè)經(jīng)營業(yè)務和管理理念，成為既通業(yè)務又懂管理的中堅力量。對于業(yè)務人員，通過培訓促進其對信息系統(tǒng)的理解和應用能力，高效發(fā)揮信息化平臺的作用。
3.5 規(guī)范信息平臺的使用，保障信息安全
在建立企業(yè)信息化平臺以后，與企業(yè)經(jīng)營管理相關(guān)的所有資訊都存儲在與企業(yè)業(yè)務相關(guān)的電腦中。這些企業(yè)敏感信息一旦被供應商、客戶或者競爭對手獲得，會對企業(yè)帶來不可估量的損失。所以我們享受電腦和互聯(lián)網(wǎng)為我們提供的各種服務的同時，也應該注意系統(tǒng)安全、機密數(shù)據(jù)泄漏等更大的信息安全隱患對企業(yè)的影響。信息安全威脅一般分為主動泄密和被動泄密，主動泄密是指企業(yè)內(nèi)部員工主動將敏感信息泄漏出去，這與員工的職業(yè)操守有關(guān)，企業(yè)對這種行為應該決不姑息。被動泄密一般是由于員工安全意識不強，例如將保存有敏感信息的U盤隨意借給外人、敏感資料沒有加密、在上網(wǎng)時無意中木馬病毒或者黑客有目的的攻擊和盜竊資料，都有可能導致公司信息泄漏。被動泄密與員工的安全意識、計算機水平有很大的關(guān)系，需要不斷的學習提高，同時也需要企業(yè)制定嚴格的管理制度并嚴格執(zhí)行來作為制度保障。這不僅是為了避免公司資源浪費和員工生產(chǎn)力的流失，更重要的是為了避免信息安全隱患。
